Die All-in-One Patenschaftsverwaltung für NGOs in der Entwicklungszusammenarbeit: Patenschaften erfolgreich organisieren
Patenschaften, Geld- und Sachspenden sowie die Buchhaltung vereint in einem System – unsere Patenschaften Software bietet alle Funktionen, die Organisationen in der Entwicklungszusammenarbeit täglich brauchen. Individuell anpassbar, nach Richtlinien der DSGVO und sicher gehostet in Deutschland.
Vielen NGOs und Hilfsorganisationen konnten wir bereits mit unserer Patenschaftsverwaltung und Spendenlösung helfen, ihre Patenschaften effizient zu betreuen
Alles auf einen Blick
Patenschaften, Spenden, Spender:innen und Projekte zentral im Griff – kein Zettelchaos oder Excel-Listen mehr mit unserer Patenverwaltung Software.
Patenschaften sauber verknüpft
Pate, Patenkind und Projekt sind eindeutig zugeordnet, selbst bei geteilten Patenschaften und mehreren Betreuer:innen.
Automatisierte Prozesse
Zuwendungsbestätigungen, Sammellastschriften und Serienbriefe laufen automatisiert – das stärkt die Spenderbindung und spart spürbar Zeit.
Datensouveränität inklusive
Hosting in Deutschland, Open-Source-Basis, volle Kontrolle über eure Daten.
Patenschaften und Spenden in einem System verwalten – entdeckt die Funktionen, wenn ihr mit unserer Software Patenschaften verwalten wollt
Dank der Einbindung in Odoo ERP und passenden Schnittstellen fügt sich unsere Patenschaften Software nahtlos in eure bestehende Software-Landschaft ein. Ihr habt individuelle Anforderungen rund um Patenschaften, Projektkonten oder Spenderkommunikation? Kein Problem – wir entwickeln passgenaue Erweiterungen für eure Patenschaftsverwaltung für Vereine.
Pate, Patenkind und Projekt bei allen Patenschaften verlässlich verknüpft
Patenschaften strukturiert verwalten – auch in komplexen Konstellationen mit der richtigen Patenverwaltung Software
Patenschaften sind in der Praxis selten so einfach wie „ein Pate, ein Kind“. Geteilte Patenschaften, mehrere Beträge, wechselnde Betreuer:innen, viel Kommunikation für eine gute Spenderbindung – unsere Lösung bildet eure Realität ab, statt sie in ein zu starres Schema zu pressen.
- Verknüpfung Pate-Patenkind-Projekt: Eindeutige Zuordnung der Patenschaften mit allen relevanten Stammdaten und Historie.
- Aufteilung in Teilpatenschaften: Eine Patenschaft kann auf mehrere Pat:innen oder mehrere Patenkinder verteilt werden.
- Sortierung nach Betreuer:in: Filter- und Auswertungsmöglichkeiten für Patenschaften nach betreuender Person im Land oder im Büro.
- Klare Übersicht der zugehörigen Kommunikation und Dokumente zur Stärkung der Spenderbindung.
Spenden aus Patenschaften sauber verbucht und Projekten zugeordnet
Buchhaltung speziell integriert in die Patenschaftsverwaltung für NGOs
Wer mit Patenschaften und Projektspenden arbeitet, braucht eine Buchhaltung und Patenschaften Software, die mehr kann als Soll und Haben. Unsere Patenschaftsverwaltung für Vereine deckt die Spezifika gemeinnütziger Arbeit ab und spart bei der Verwaltung der Patenschaften spürbar Zeit – jeden Monat aufs Neue.
- Sammellastschriften: Einzug aller Beträge für Patenschaften und Spenden auf einmal, mit fertiger Datei für die Bank.
- Spendenkonten-Projektzuordnung: Jede Spende landet automatisch beim richtigen Projekt – inklusive Auswertbarkeit in der Patenschaftsverwaltung.
- DATEV-Schnittstelle: Saubere Übergabe an die Steuerberatung oder die externe Buchhaltung.
- Spendenquittungen: Rechtssichere Zuwendungsbestätigungen direkt aus der Patenverwaltung Software, einzeln oder als Jahresbeleg.
Spender:innen und Patenschaften sauber strukturiert
Kontakte mit Kategorie- und Projektzuordnung in der Patenschaftsverwaltung
Wer für eine gute Spenderbindung einmal alle Spender:innen eines bestimmten Projekts schnell anschreiben wollte, weiß, wie nervig fehlende Kategorien werden können. Wenn ihr mit unserer Software Patenschaften verwalten wollt, sorgt diese dafür, dass Kontakte, Projekte und Patenschaften logisch miteinander verknüpft sind – und ihr jederzeit die richtige Zielgruppe findet.
- Personen-Kategoriezuordnung: Spender:innen, Pat:innen von Patenschaften, Ehrenamtliche, Förderer – sauber differenziert.
- Projektzuordnung: Wer hat für welches Projekt gespendet, wer trägt eine Patenschaft in welchem Land?
- Historie und Kommunikation: Alle Kontaktpunkte zentral hinterlegt für eine optimale Spenderbindung.
Zielgenaue Kommunikation mit euren Spender:innen
Serienbrieffunktion für starke Spenderbindung – wer für welches Projekt oder welche Patenschaften gespendet hat, wird auch dafür angeschrieben
Kommunikation rund um Patenschaften funktioniert dann am besten, wenn sie relevant ist. Mit der Serienbrieffunktion unserer Patenschaften Software adressiert ihr genau die Menschen, die wirklich angesprochen werden sollen – ohne Excel-Export und manuelles Zusammenführen.
- Zielgruppen flexibel definieren: Z.B. alle Spender:innen, die im letzten Jahr Patenschaften für Projekt X übernommen haben.
- Vorlagen für wiederkehrende Anschreiben: Dankesbriefe, Projekt-Updates zu den Patenschaften, Jahresbriefe.
- Personalisierte Anrede und Inhalte: Aus den hinterlegten Stammdaten der Patenverwaltung Software direkt in den Brief.
Sachspenden als integraler Teil eurer Spendenverwaltung
Sachspenden bewerten, erfassen und logistisch sauber abwickeln
Neben Patenschaften sind Sachspenden in der Entwicklungszusammenarbeit oft ein zentraler Beitrag – und gleichzeitig anspruchsvoll in der Verwaltung. Bewertung, Bescheinigung und logistische Erfassung müssen sauber dokumentiert sein, sowohl steuerlich als auch operativ. Wir bringen hier mehr als zehn Jahre Erfahrung aus Projekten wie GAiN und BonSecours Kamerun e.V. mit.
- Bewertung und Erfassung von Sachspenden – auch bei großen Mengen und unterschiedlichen Spender:innen.
- Individuelle Sachspendenbescheinigungen, einzeln oder im Paket.
- Logistische Anbindung: Verarbeitung, Lagerung und Verteilung in einem System.
- Mobile Erfassung am Wareneingang über App – auch durch wechselnde Mitarbeitende und Ehrenamtliche.
Klarheit über alle Patenschaften für Vorstand, Förderer und Team
Auswertungen und Berichte aus der Patenschaftsverwaltung auf Knopfdruck
Vorstandssitzung am Donnerstag, Förderbericht zur Spenderbindung bis Monatsende, Jahresbericht im Frühjahr – wer mit Patenschaften und Projektspenden arbeitet, braucht Auswertungen, die schnell und verlässlich verfügbar sind. Unsere Patenschaftsverwaltung für Vereine liefert sie zentral aus einer Datenbasis.
- Spendenentwicklung pro Projekt, Land oder Kampagne rund um eure Patenschaften.
- Patenschaftsstatistiken in der Patenschaften Software: Aktive Patenschaften, Kündigungen, durchschnittliche Laufzeit.
- Berichte für Förder:innen, Vorstand und Wirtschaftsprüfung direkt aus der Patenverwaltung Software in Minuten erstellt.
Eure Daten gehören euch
Datensouveränität und Hosting in Deutschland
Daten aus Patenschaften und von Spender:innen sind besonders sensibel. Wir hosten die Patenschaftsverwaltung NGO in Deutschland, arbeiten auf Open-Source-Basis und legen Wert darauf, dass eure Daten transparent und sicher gespeichert sind – ohne Vendor-Lock-in.
- Hosting in Deutschland, nach DSGVO-Richtlinien.
- Open-Source-Basis: keine Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter.
- Klare Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte.
Mitwachsen statt an Grenzen stoßen
Die Patenschaftsverwaltung eingebunden in Odoo ERP – mit Schnittstellen zu eurer bestehenden Software
Egal, ob ihr gerade anfangt, Patenschaften anzubieten, oder schon mit etablierten Tools arbeitet: Unsere Patenschaften Software wächst mit euch und bindet sich an eure bestehende Infrastruktur an. Modular erweiterbar, individuell anpassbar.
- Vollständige Einbindung in Odoo ERP – Buchhaltung, CRM, Projektmanagement aus einer Quelle.
- Schnittstellen zu Zahlungsdienstleistern, DATEV, Paypal, Stripe, EBICS, Kartenzahlung, Brevo, Mailchimp und vieles mehr.
- Skalierbar: vom kleinen Verein, der eine Patenschaftsverwaltung für Vereine sucht, bis zur internationalen NGO.
Eine perfekt passende Patenschaftsverwaltung für eure Organisation, wenn ihr Patenschaften verwalten wollt mit Software
Endlich Zeit sparen, Patenschaften sauber verwalten und durch bessere Spenderbindung mehr Spenden erhalten.
Werft einen Blick auf eines unserer Projekte aus der Patenschaftsverwaltung
Global Aid Network (GAiN)
GAiN unterstützt in über 50 Krisengebieten weltweit mit humanitärer Hilfe. Der Fokus unseres gemeinsamen Projektes lag auf der Vereinfachung der Sachspenden-Logistik und der Patenschaftsverwaltung.
Die Lösung auf einen Blick:
Kinderpatenschaften: Übersichtliche und strukturierte Verwaltung aller Patenkinder.
Flexible Modelle: Reibungslose Abbildung von Einzel- oder Shared-Patenschaften.
Abrechnung: Automatisierte Verarbeitung wiederkehrender Spenden (inklusive SEPA).
Kommunikation: Zentrales Management des Austauschs zwischen Paten und Patenkindern.
Mit unserer Patenschaftsverwaltung und Spendenverwaltung wollen wir Organisationen in der Entwicklungszusammenarbeit helfen, durch optimal betreute Patenschaften mehr Impact zu generieren
Mit vollem Einsatz helfen wir Helfenden. Von Nonprofit für Nonprofit. Seit über 10 Jahren entwickeln wir passende Patenschaften Software-Lösungen für gemeinnützige Organisationen und gestalten Prozesse in der humanitären Logistik.
Ihr braucht noch mehr als eine passgenaue Patenschaftsverwaltung für eure Patenschaften?
Jetzt Patenschaftsverwaltung anfragen und Patenschaften optimieren
Profitiert von einer individuellen Patenschaftsverwaltung für Vereine.
- saubere Verwaltung auch komplexer Strukturen eurer Patenschaften in der Patenverwaltung Software
- Zeit sparen und Spenderbindung erhöhen dank Sammellastschriften, automatischer Quittungen und Serienbriefe
- Datensouveränität durch Hosting in Deutschland
- Software Patenschaften verwalten: alles in einem Tool – statt verteilt auf Excel, Buchhaltung und Spendentool
